契約書の管理体制は？

過去の記事　2006年08月28日

中国語では契約書のことは【合同】と言います。

中国に進出された日系企業様ではさまざまな契約書があります。この契約書は自社の権利能力を表す重要な書類であることは既にご承知の通りです。

しかも、こちら中国では日本国内ではなかなかお目にかからない契約書も多いもの事実です。これも当然で該当する法律が違います。

契約書の管理は御社ではどのようにされていますか？

財務部門の責任者の方でしょうか？

総務部の責任者の方でしょうか？

あるいは総経理ご自身がすべての契約書を管理されているのでしょうか？

いずれにしてもどのような社内管理方法であっても

①必要な時に当該契約書が検索できる状況にしておくこと。

②契約日時が一目瞭然で分かるようにしておくこと。

③その契約書が失効する日時を事前に把握できる体制にすること。

これら３点が契約書の管理上、最低限必要なことです。

もっとも注意を要することは契約書の管理担当者が退職したので、どこにあるか分からないということです。

このような状況を回避できるような体制が必要です。

このように言葉で言いますと簡単（当然のことだ。何を言っているのか！とのお叱りの言葉が聞こえてきそうです。）ですが、各企業様の実際状況に応じて管理体制は異なっていることと思いますが、再度ご確認をされては如何でしょうか？