社内での文書管理について

過去の記事　2007年02月16日

 

ＩＳＯ９００１の規格では４．２．３（文書管理）と４．２．４．（記録の管理）で明確にその要件が述べられている。

特に４．２．３．の条項は①～⑦までステップごとに明示されている。

ちなみにその７ステップを記すと下記の通り。

原文では（a)～（ｇ）となっているが、ここでは便宜上（１)～（７）とする。

（１）発行前に、適切かどうかの観点から文書を承認する。

（２）文書をレビューする。また、必要に応じて更新し、再承認する。

（３）文書の変更の識別及び現在の改訂版の識別を確実にする。

（４）該当する文書の適切な版が、必要なときに、必要なところで使用可能な状態にあることを確実にする。

（５）文書が読みやすく、容易に識別可能な状態であることを確実にする。

（６）どれが外部で作成された運書であるかを明確にし、その配付が管理されていることを確実にする。

（７）廃止文書が誤って使用されないようにする。また、これらを何らかの目的で保持する場合には、適切な識別をする。

さて、この規格の文書を何度読んでも意味が不明で、実際にどうすれば良いの明示されていなので、嫌悪感が先立つ方も多いことと思う。

私はこちら中国の現地法人社内でのすべての文書（契約書から社内掲示に至るまで）この４．２．３の７ステップを十分活用することが重要と思う。

（２）の【必要に応じて更新】とは社内規定などの定期的な見直し作業が該当するであろう。

（３)の【訂版の識別を確実にする。】とは社内にある文書の鮮度管理を示すと理解するすることができる。

（４）の【必要なところで使用可能な状態にあること】とはまさに５Ｓ活動の言う管理部門での【整頓】そのものであろう。

（５）の【文書が読みやすく、容易に識別可能な状態】とは社内で実施される会議の議事録などが該当する。

このようにＩＳＯ９００１の規格分を読み込むと、こちら中国での現地法人社内での管理体制に大変参考になる既述が実に多い。

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