社内業務フロー図の作成のポイント

過去の記事　2006年08月23日

前回７月１９日のブログにも書きましたが、中国での具体的な業務フローの作成方法に関して考えてみたいと思います。

日本国内では、コミュニケーション・ギャップがまったくない、あるいは少ないので関連部署の責任者の方と詳細にフロー図を作成することはそう難しくないように思います。

しかしながら、こちら中国では通訳の方が財務部や営業部や貿易部や製造部のすべての業務に精通している方（それぞれの部署に使われている言葉の理解）ではないのが通例です。

このような状況下でどのように効率良く、かつ正確なフロー図を作成するか？です。

あまりに難しい作成理論を言っても通訳の方が理解できなければ、その段階でまったく意味を持ちません。

ポイントは下記の５ポイントです。

第１には時間軸です。その業務はいつ実施するのか？次の業務は何なのか？

第２には上記業務に付随する帳票を明確にすることです。どの帳票を使用するのか？

第３にはこの帳票の発生から保管までの一連の流れを明確にすることです。

第４には他部署との関連を上記１～３までのステップで明らかにしてゆくこと

第５にはこのように決定されたフロー図の文書管理です。改定があれば常にアップ・デートすることです。

このようなプロセスを経ることにより、たとえ言葉が分からなくても時間と帳票というインデックスを用いることによりかなり明確になります。