社内掲示物の運用原則とは？

過去の記事　2006年12月28日

 

社内にはさまざまな掲示物があるはずだ。

特に社内情報公告欄を設けて、重要な社内通達などを掲示されている会社様も多いことと思う。

このような情報は発信は有効であるが、実際にはその運用がより重要である。

半年前に掲示された社内掲示物がそのまま、掲示されていることはないであろうか？

また、担当者を誰々と決定した社内通知は、現在でもその担当者のままであろうか？

私は現地法人での社内掲示物に原則には３原則があるように考えている。

原則１：すべての掲示物は作成者・承認者のサインが必ず必要であること。

これはＩＳＯ９００１の４．２の文書化に関する要求事項とほぼ同じである。

日本人管理者にとり社内で伝達したいことを承認する作業が必要となる。

原則２：鮮度管理

日常生活では生鮮食料品の例を考えるまでもなく、賞味期限があるのが通常だ。

社内通達でもこの鮮度管理：賞味期限の考え方が重要だ。

原則３：管理責任者の決定

すべての掲示物の管理責任者を決定しなくてはいけない。

会社様により総務部ないし行政部が担当する場合が多い。

原則１と原則２の運用責任者である。

この３原則に基づいた運用が必須だ。

５Ｓ活動と同様、社内での掲示物は管理しなくてもその量は自然と増加してしまう。

如何に期限の到来した掲示物を外すか？つまり５Ｓ活動が語る【整理】が一方では重要だ。