社内マニュアル書作成のポイントとは？

過去の記事　2008年09月18日

マニュアル書作成のポイントとは？

社内の管理システムにはマニュアル書なるものがあります。

そのスムーズな運用には管理システムにはマニュアル書が必要となります。

よくシステムを構築はしたが、その運用はどうもイマイチだという方はおられませんか？

文書管理（マニュアル書）の管理にはISO９００１の４．２．３の条項は極めて参考になると思います。

少々長いですが、下記をご覧下さい。

７ヶの要求事項がa）～g）まであります。

 

４．２．３文書管理

　　品質マネジメントシステムで必要とされる文書は管理すること。ただし、記録は文書の一種ではあるが、４．２．４に規定する要求事

項にしたがって管理すること。

　　次の活動に必要な管理を規定する「文書化された手順」を確立すること。

a) 発行前に、適切かどうかの観点から文書を承認する。

b) 文書をレビューする。また、必要に応じて更新し、再承認する。

c) 文書の変更の識別及び現在の改訂版の識別を確実にする。

d) 該当する文書の適切な版が、必要な時に、必要なところで使用可能な状態にあることを確実にする。

e) 文書が読みやすく、容易に識別可能な状態であることを確実にする。

f) どれが外部で作成された運書であるかを明確にし、その配付が管理されていることを確実にする。

g) 廃止文書が誤って使用されないようにする。また、これらを何らかの目的で保持する場合には、適切な識別をする。

 

これらの７ヶの要求事項は大変普遍性が高いといつも感じています。

社内での管理システムにマニュアル書なるものがあるのであれば、このISO9001の４．２．３の７ヶの要求事項を参考にされては如何でしょうか？

ISOが嫌いな方でもきっとISOを見直す機会になるかもしれません。