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理想的な業務引継書とは?

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こちら中国での春節明け以来、新たに現地法人に赴任された方も少しは落ち着かれ、日常業務をジックリと見直されていることであろうと思われます。

前任の方が残された引継書などが重要な指標・参考資料となっておられると思う。

さまざまなパターンの引継書がある。

担当業務の明細ごとに詳細に記載された引継書もある。さらに、その業務に関連する法令などを添付した資料までもある。

私はこのような業務引継書は決して無駄だとは思わないが、新たにこちらに赴任された方が、本当に欲しい引継書というのは、このようなものではないと感じているのである。

明らかに【業務引継書】と【業務マニュアル書】は違うのである。

細かい業務に関するファイルや記録等(業務マニュアル書的なもの)は、それこそ、担当の中国人スタッフの氏名とその方の紹介と記録・文書などを記載した一覧表で十分ではないか?と思うくらいである。

より必要なことは、何と言っても苦労したことであろう。

但しこの苦労した経験を業務引継書に落とし込むには、若干のコツが必要であろう。

単なる【愚痴記述書】になってはいけない。

個別業務ごとに、原因分析と結果と、なぜそのような結果になったのか?などの行動などを記載した記録が必要である。

新たにこちら現地法人に赴任された方は、その任期としての滞在期間が3年かもしれない。もしかして5年かもしれない。

このような業務マニュアル書でない引継書は1週間程度で、決して完成するものではない。

週間・月次などの時間区分ごとに、新たに赴任された方は、後任の方への引継書を作成する義務を負っているように思っている。

さっそく赴任した時点から3年ないし5年後の後任の方への引継書作成の任務があるという訳だ。

 

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