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会議の効率を如何に高めるか?

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通常、会社内での会議には大筋下記の4種類の会議(機能別分類ベース)があるとされています。

1. 情報伝達型会議

2. 問題解決型会議

3. 部門調整型会議

4. 意思決定型会議

まずは現在社内で実施されている会議の分類化からはじまります。

こちら中国に進出された日系企業様内での会議の種類は、実にさまざまです。経営管理会議、品質会議、幹部会、課長会、各部門会議(製造部・販売部・管理部など)など等です。

それぞれの会議はどの分類に属しているのか?の把握からです。

つまりそれぞれの会議の目的の明確化が必要です。

その上で、それぞれの会議が有効に機能するためには

① 事前の資料準備に関するルール決め

② 参加メンバーの決定

③ 議事録の作成のルール化

等が必要となります。

これを私は【会議開催前提条件】と考えています。

せっかく時間という高価なコストをかけて会議を実施するわけですから、議事録の取り方がポイントとなります。さらに日本での社内会議とは異なりコミュニケーションに思った以上の時間がかかるものです。

これも当然で肝心なところは、通訳を介することになりますので、仕方ないことです。しかし、もっとも重要な問題は議事録の取り方にあるのではないか?と考えています。

日本語で作成すれば、中国人スタッフの方が解らないし、中国語で作成すると日本人サイドの方が解らないということになりますが、私は本来あるべき姿は中文にて作成すべきと考えております。

その上で日本人管理者向けに通訳の方が日本語で作成して頂ければOKと考えています

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